Mobilen plingar, kollegor vill småprata och mejlkorgen blinkar – och allt du vill och behöver göra är att fokusera på dina arbetsuppgifter. Det är inte alltid lätt att hitta fokus och behålla koncentrationen på jobbet – samtidigt behöver vi lära oss att hantera störningsmomenten.
Här har vi samlat några enkla knep som hjälper dig att minska de ovälkomna avbrotten under arbetsdagen.
Mejlen
– Ta bort alla ljud och notifikationer vid ny e-post i dator och mobiltelefon.
– Kom överens om gemensamma spelregler för hur e-post ska användas.
– Använd automatiska e-postregler för nyhetsbrev och cc (kopia). Med regler kan du flytta, flagga och svara på e-postmeddelanden automatiskt. Du kan också använda regler för att spela upp ljud, flytta meddelanden till mappar och se avisering om nytt objekt.
– Använd cc sparsamt.
– Skicka endast e-post till de som är berörda.
– Använd alltid en tydlig rubrik.
– Ange när du förväntar dig svar från mottagaren.
Mobilen
– Sätt din telefon i helt ljudlöst läge när du behöver fokusera.
– Hänvisa i ditt mobilsvar hur du lättast nås, till exempel 1. E-post, 2. SMS, 3. Mobilsvar.
– Uppdatera din kontaktlista löpande så att du ser vem som ringer dig.
– Styr samtal från säljare till bestämda tider till exempel en eftermiddag i månaden.
– Instruera växelpersonal kring vilka samtal som ska kopplas fram.
Läs också: 6 stressignaler som är lätta att missa
Kontoret
– Säg ifrån Tidigt, Tydligt och Trevligt om du bedömer att du måste prioritera annat.
– Om en kollega kommer med en uppgift som du inte kan prioritera direkt. Be om möjligt personen att återkomma senare, så att du inte har ”bollen”.
– Samla avstämningar till vissa förutbestämda tidpunkter.
– Kom överens om ett sätt att signalera om ni behöver arbeta ostört utan avbrott.
– Reflektera löpande över vilka tidstjuvar som påverkar dig mest.
– Förflytta dig om du behöver arbeta ostört.
Källa: Beminded
***
