Otydliga och ineffektiva möten är idag en av våra största tidstjuvar på jobbet. Många av oss spenderar så pass mycket tid i mötesrummet att vi inte hinner med våra faktiska arbetsuppgifter, vilket i sin tur skapar stress och känsla av otillräcklighet. I slutändan är det företaget som får betala priset för en osund möteskultur.
En färsk undersökning från Svenska Möten som fokuserar på just svenskarnas mötesvanor visar att tjänstemän i snitt lägger 4 veckor (!) årligen på ineffektiva möten, vilket handlar om runt 4 timmars ineffektivt arbete varje vecka. För chefer är siffran ännu högre, drygt 5,5 veckor spenderas ineffektivt i mötesrummet, vilket i genomsnitt handlar om 8 timmar i veckan. En annan undersökning som tidningen Chef står bakom visar samma tendenser – 4 av 10 i ledande befattningar anser att de deltar i för många möten och enbart 50 procent av de tillfrågade svarar att mötena de går på oftast är meningsfulla.
Anna Bojlert driver företaget Beminded, som hjälper företag att skapa vad de själva kallar ”stressfri produktivitet”, och i sitt arbete möter hon ofta företag som fastnat i en osund möteskultur.
– Det är tyvärr vanligt att företag inte tar tag i och styr upp sin möteskultur. Istället hamnar många medarbetare i ett ekorrhjul som skapar stress, de hinner heller inte med allt de ska på mötena och bokar in nya, konstaterar hon.
Identifiera problemet
Här finns en stor utvecklingspotential som kan minska både onödig stress bland medarbetarna och i slutändan spara pengar för företag när arbetstid används på ett mer effektivt sätt.
I grunden handlar det om att identifiera problemet att mötena har blivit för många och reflektera över hur mycket mötestid som verkligen är nödvändig för att klara uppsatta mål och arbetsuppgifter. När du exempelvis satt upp en maxgräns på 10 mötestimmar under din arbetsvecka, så kommer det automatiskt bli viktigare att de där 10 mötestimmarna blir effektiva och ger rätt resultat.
Välj bort och välj rätt
Nästa steg blir att sålla bland möten och bestämma vilka som ska väljas bort. Här måste målsättningen för företaget, teamet och den enskilde medarbetaren stå i centrum. Vad ska jag som enskild medarbetare åstadkomma och hur mycket gemensam tid behöver vi i teamet?
– Möten måste vi ha och de är viktiga, men avveckla dem som inte bidrar till målet. När vi börjar mäta antalet möten blir vi medvetna och inser att det är helt orimligt om vi har för många. Vi inser också att vi måste styra upp de möten som ska hållas, säger Anna Bojlert.
***
