Mobilen plingar, kollegor vill småprata och mejlkorgen blinkar – och allt du vill och behöver göra är att fokusera på dina arbetsuppgifter. Det är inte alltid lätt att hitta fokus och behålla koncentrationen på jobbet – samtidigt behöver vi lära oss att hantera störningsmomenten.
Här har vi samlat några enkla knep som hjälper dig att minska de ovälkomna avbrotten under arbetsdagen.
Mejlen
– Ta bort alla ljud och notifikationer vid ny e-post i dator och mobiltelefon.
– Kom överens om gemensamma spelregler för hur e-post ska användas.
– Använd automatiska e-postregler för nyhetsbrev och cc (kopia). Med regler kan du flytta, flagga och svara på e-postmeddelanden automatiskt. Du kan också använda regler för att spela upp ljud, flytta meddelanden till mappar och se avisering om nytt objekt.
– Använd cc sparsamt.
– Skicka endast e-post till de som är berörda.
– Använd alltid en tydlig rubrik.
– Ange när du förväntar dig svar från mottagaren.
Mobilen
– Sätt din telefon i helt ljudlöst läge när du behöver fokusera.
– Hänvisa i ditt mobilsvar hur du lättast nås, till exempel 1. E-post, 2. SMS, 3. Mobilsvar.
– Uppdatera din kontaktlista löpande så att du ser vem som ringer dig.
– Styr samtal från säljare till bestämda tider till exempel en eftermiddag i månaden.
– Instruera växelpersonal kring vilka samtal som ska kopplas fram.
Ladda ner vår guide ”Smidigare arbetsdagar med bättre flyt” gratis här!
Kontoret
– Säg ifrån Tidigt, Tydligt och Trevligt om du bedömer att du måste prioritera annat.
– Om en kollega kommer med en uppgift som du inte kan prioritera direkt. Be om möjligt personen att återkomma senare, så att du inte har ”bollen”.
– Samla avstämningar till vissa förutbestämda tidpunkter.
– Kom överens om ett sätt att signalera om ni behöver arbeta ostört utan avbrott.
– Reflektera löpande över vilka tidstjuvar som påverkar dig mest.
– Förflytta dig om du behöver arbeta ostört.
Källa: Beminded
***
Vill du få ännu fler tips på hur du får bättre flyt under dina arbetsdagar? I vår nya guide”Smidigare arbetsdagar med bättre flyt” har vi intervjuat en rad personer med lång erfarenhet av kontorsansvar som här ger sina bästa tips kring hur de löser sina största utmaningar på jobbet. Du laddar ner guiden gratis här!
