Pliing. Pliing. Pliing. Att behålla fokus på sina arbetsuppgifter när det ständigt plingar och vibrerar i mobilen eller datorn är en utmaning. Det är dessutom lätt att vi fastnar i mejlkorgen och lägger ner dyrbar tid som vi egentligen skulle lagt på annat. En smart strategi kring din mejlhantering kan här spara både tid och energi.
Det är inte alltid lätt att motstå frestelsen att öppna ett nytt mejl eller kolla vad som gömmer sig bakom den där notisen som just dök upp på mobilen. Faktum är att vår hjärna älskar de snabba kickarna som vi får när vi klickar runt på våra telefoner, vilket gör att vi rent biologiskt har svårt att säga nej i de lägena.
Anna Bojlert är grundare av företaget Beminded som hjälper företag att jobba fram vad de själva kallar en stressfri produktivitet bland sina medarbetare. Just mejlhanteringen är ett fokusområde som Beminded pratar mycket om, för i dag är mejlkorgen en sak som många av oss lägger ner mycket tid på, i många fall onödig tid, som vi egentligen skulle ha lagt på andra arbetsuppgifter.
– Får vi låt säga 100-150 mejl om dagen, och lägger en minut på varje så blir det mycket tid som försvinner på en arbetsdag, konstaterar Anna Bojlert.
Ladda ner vår guide ”Så blir din paus energigivande
Hon brukar jämföra mejlkorgen med brevlådan där hemma.
– Ställ dig själv frågan. Hur ofta behöver jag egentligen hämta min post? Det borde kanske räcka med två gånger per dag med fyra timmars intervall.
Om du förväntas svara på ett mejl snabbare än så kanske inte mejlen är den ultimata kommunikationsvägen. Kanske ett snabbt avstämningssamtal eller en chattfunktion skulle fungera bättre? Just att se över kommunikationsvägarna på ett företag kan ge stor effekt och effektivisera arbetet.
Sortera, svara, arkivera
Är du en person som dagligen får fler mejl än du hinner besvara är det bra att ha en tydlig strategi. Även här kan vi jämföra med vår egen brevlåda.
– Vi låter ju inte breven ligga kvar i en hög på hallmattan och och tar ut ett brev åt gången. Nej, vi tar hand om vår postlåda och gör medveten sortering av det som kommer in, säger Anna Bojlert.
Precis som med vår egen brevlåda så är det bra att varje dag sortera, slänga, svara och arkivera mejl. Alla mejlprogram är uppbyggda på olika sätt men det som förenar dem är att de flesta har smarta funktioner som är bra att använda. Ta hjälp av till exempel IT-avdelningen på ditt företag och gå igenom vilka funktioner som just ert program kan erbjuda. Det viktigaste är att ha ett system så att inte inkorgen bara växer och blir en stressfaktor.
För att inte bli störd av ljud och vibrationer är ett annat bra tips att stänga av alla aviseringar på mobilen och datorn – och försöka få kollegorna att göra detsamma.
Förändra en hel avdelning
I grund och botten handlar det om att bryta ett mönster kring vår mejlhantering, och det mest effektiva är om en hel avdelning eller arbetsplats bestämmer sig för att göra en förändring.
– Börja med dig själv. Ställ dig frågan; Måste jag verkligen skicka iväg alla de här mejlen? Kanske kan du stämma möte med de kollegor som du mejlar med allra mest, så kan ni tillsammans ta fram gemensamma spelregler, säger Anna Bojlert.
I det viktiga förändringsarbetet har chefen en viktig roll.
– Som chef sätter du agendan och tonen på din avdelning. När mejlar vi? Hur mejlar vi? Här är det bra att vara tydlig att till exempel säga att så här jobbar jag, men jag förväntar mig inte att ni ska svara på ett mejl sent på kvällen till exempel, säger Anna Bojlert.
För att minimera risken att starta en mejlkonversation som i slutändan genererar ännu fler mejl finns det också smarta knep att ta till. Det handlar då mycket om hur mejlet utformas.
Här har vi samlat några enkla tips att tänka på när du skriver mejl:
– Använd ämnesraden smart. Skriv en tydlig och instruerande ämnesrad så att personen som får ditt mejl direkt vet vad det handlar om.
– Var tydlig. Berätta tydligt vad det är du vill att personen i fråga ska göra med informationen. Vad är syftet med ditt mejl?
– Glöm inte deadline. Sätt en deadline när du förväntar dig att personen ska svara.
– Tänk service. Vidarebefordrar du ett mejl, var tydlig med vad du vill att personen ska göra med informationen. På så sätt hjälper du din kollega och effektiviserar hennes/hans jobb.
***
När medarbetare på ett företag är stressade så är det också en risk att de viktiga pauserna som vi alla behöver för att orka med arbetsdagen prioriteras bort. Men även här finns det trix och fix som kan vända trenden. I vår guide ”Så blir din paus energigivande” har vi samlat en rad användbara tips som skapar en mer välmående arbetsplats. Ladda ner den gratis här nedan.
