Jakten på snabb belöning gör att vi lätt fastnar i mejlkorgen

Vi människor lever idag i ett ständigt flöde av information. Det plingar och vibrerar konstant i våra mobiler och datorer och mitt i denna uppsjö av frestelser, förväntas vi prestera väl och fokusera på våra arbetsuppgifter. Lätt? Nej, inte minst med tanke på att vår hjärna älskar kicken vi får när vi klickar på våra mobiler eller i mejlkorgen.

AnnaBojlertPliing. Mobilen blinkar till och den lilla brevsymbolen lyser. Det kanske till och med surrar till i jobbdatorn. Du har fått ett nytt mejl. Några minuter senare plingar det till igen. Ännu ett mejl har anlänt och så fortsätter det - hela dagen. Även om du är mitt uppe i något helt annat så triggas hjärnan igång vid varje litet ljud eller popupfönster som blinkar till. Kanske är det något viktigt? Kanske behöver avsändaren svar snabbt? Här tar vår inbyggda nyfikenhet lätt över och vi avbryter ofta det vi håller på med och trycker på symbolen.
Vi är nog många som känner igen oss. Och jobbmejlen är bara en del i ett större pussel. Lägg sedan till SMS, Facebook, Instagram, Messenger, WhatsApp, ja listan på alla kommunikationskanaler som slåss om vår uppmärksamhet kan göras lång. Dessutom går utvecklingen mot att gränsen mellan jobb och privatliv blir allt vagare vilket gör att vi ständigt också har kontakt med familj och vänner och gör privata ärenden under vår arbetsdag och vice versa.

Vi kollar mobilen hela tiden

Att ständigt bli distraherad i sitt arbete påverkar oss mer än vad vi tror och kan leda till att en vi i kan känna oss otillräckliga. I stället för att fokusera på själva arbetsuppgiften är det lätt att vi hamnar i en ond cirkel där vi fastnar i inkorgen, kollar mobilen hela tiden, skjuter upp saker och i långa loppet blir ineffektiva.

Anna Bojlert startade upp företaget Beminded 2011 efter att hon själv försatt sig i en orimlig arbetssituation med dubbla chefsroller och ett typiskt ja-sägartänk, ”det här fixar jag”. Det var många möten, många mejl och i kombination med ett aktivt privatliv blev det till slut för mycket. Tiden räckte inte till och den klassiska känslan av att inte känna sig tillräckligt bra nog gjorde sig gällande.

- Utifrån hur mitt schema såg ut så var det ödesbestämt att det inte skulle funka. Det var lite sömn, förkylningarna avlöste varandra, jag fick migrän och yrsel och till slut kände jag att så här vill jag inte ha det. Jag kände att jag aldrig hann med någonting.

Mejl och möten om vartannat

Anna bestämde sig för att förändra sitt liv. Hon styrde upp sin arbetsroll och satte upp nya överkomliga mål för sig själv. Det nya tankesättet utmynnande i en företagsidé. Beminded hjälper nämligen företag med att skapa vad de själva kallar en kultur för stressfri produktivitet. Detta genom workshops och föreläsningar. Deltagarna är ofta tjänstemän som jobbar under ”frihet under ansvar”-principen. Arbetstiden är ofta inte schemalagd utan flytande, och deras vardag kantas av mejl, möten, resor.

- Under våra workshops pratar vi mycket om hur hjärnan fungerar i det moderna samhället med teknikutvecklingen, informationssamhället och så vidare. Vi människor är biologiskt byggda för att överleva och identifierar hela tiden kontraster, förändringar, ljud och vibrationer.

Samtidigt som vi människor är väldigt nyfikna av naturen så vill hjärnan också ha kontroll. Något så okontrollerat som en inkorg, eller till exempel Facebook-appen, som ständigt kommer med nya notiser, har hjärnan svårt att stå emot.

- En inkorg innehåller alla ingredienser som vår hjärna älskar. Här får den vara produktiv, den får snabba belöningar, och även en social belöning, som inte heller ska underskattas. Det gör att vi har svårt att säga nej och låta bli vår inkorg, förklarar Anna.

Vi har en ettrig lillasyster i hjärnan

Anna brukar prata om att vi alla har en lillasyster och en storasyster i hjärnan. Vår lillasyster är superhärlig men också ettrig, intensiv, hon älskar lösgodis och är allmänt jobbig. När vi klickar på våra mobiler eller i mejlkorgen är det som att ställa henne i en godisbutik - där hon får godis för varje klick. Det är hjärnans belöningscentrum – Striatum och Amygdala - som är en del av det emotionella nätverket, som kan liknas vid en lillasyster.

Vår storasyster, hjärnans prefrontala cortex som hanterar komplexa kognitiva funktioner, har däremot impulskontroll. Hon gillar långsiktig planering, har ett analytiskt- och ett konsekvenstänk och är bra på att koncentrera sig. Hon besitter med andra ord viktiga egenskaper som behövs för kunna vara produktiv på jobbet. 

- Jag tror att den största insikten våra deltagare brukar få är just att de inser att vi alla har en inbyggd utmaning i att kunna bibehålla vår koncentration och göra en sak i taget. Då kan de tänka på lillasystern som hela tiden rycker oss i armen, säger Anna.

Utmaningarna på arbetsplatser blir fler

Inför framtiden tror Anna att utmaningarna för oss kommer bli ännu större, så det gäller att ha rätt verktyg för att tackla utvecklingen.

- Allting bara ökar, de brukar säga med ungefär 25 procent per år vad gäller nya appar till exempel.
Hon tycker att många företag i dag är medvetna om problemet och jobbar proaktivt med att till exempel sätta upp en tydligare mejlpolicy och minska antalet möten för att motverka obalans i medarbetarnas tidsrymd.

- Det är viktigt att hjälpa människor så att de känner att de sitter i förarsätet och hjälpa dem att navigera, både på jobbet och privat, säger Anna Bojlert. 

Sammanfattning

I dag finns det en rad kommunikationskanaler som slåss om vår uppmärksamhet från morgon till kväll. Mejlen är en del, diverse appar såsom Facebook, Instagram, WhatsApp, Messenger, en annan. Samtidigt blir gränsen mellan arbete och privatliv allt mer flytande för många av oss vilket gör att vi får ännu fler distraktionsmoment på jobbet och vice versa. Mitt i detta ständiga flöde av information så förväntas vi utföra våra arbetsuppgifter på bästa sätt - och i detta finns en utmaning eftersom vår hjärna fullkomligt älskar kicken av att öppna ett mejl eller klicka på ett popupfönster. Det blir allt viktigare för företag att arbeta proaktivt och sätta upp tydligare mejlpolicy till exempel för att minska risken för stress.

Att ta regelbundna pauser under arbetsdagen är en annan viktig faktor som motverkar stress på arbetsplatser. I vår rapport har vi samlat en rad spännande fakta om hur viktig pausen faktiskt är för oss. Ladda ner den nu!

Läs vår rapport: Den effektiva pausen